مقدمه:
فرض بر این است، که به طور طبیعی و به مرور زمان، سازمان ها در زمينه حکمرانی سازمانی، تخصص لازم را پیدا کرده و حتی خبره می شوند. با وجود فرض خبرگی، ممکن است، حتی سازمان های خبره هم، در مسیر مهاجرت به از برنامه تحول دیجیتال ، نقاط کوری را داشته باشند.حسب تجربه شخصی در حوزه تحول و حکمرانی دیجیتال، این نکته را اعلام می دارم که یکی از دلایل ایجاد این نقاط کور، که مسیر تحول دیجیتال را شفاف و میسر نمی سازد، مربوط به عدم شکل گیری ساختار حکمرانی دیجیتال در سازمان ها است. که باعث ایجاد بسیاری از مشکلات در مسیر تحقق تحول دیجیتال می شود. به بیان دیگر، بر این باورم که عدم ایجاد ساختار حکمرانی دیجیتال در سازمان ها، سبب ایجاد مشکلات دیگری در مسیر مهاجرت تحول دیجیتال می شود؛ مشکلاتی که سازمان ها تا قبل از این بعضا با آنها به این شیوه، مواجه نشده بودند، مواردی چون: عدم پاسخگویی سریع تیم ها در مسیر مهاجرت تحول دیجیتال ، عدم وضوح نقش ها و مسئولیت ها ، عدم توانایی در تصمیم گیری مناسب و قاطع و حتی عدم اطمینان به اتفاقات و رخدادهایی که در سازمان در شرف ایجاد و اعمال است.
لذا پس از این، افزوده شدن مشکلات نوپدید به مشکلات پیشین سازمان، سبب ایجاد نوعی اخلال در سازمان می شود، که نتیجه آن را می توان در نحوه ارائه خدمات به مشتریان (پس از اعمال تحول دیجیتال) دید، دقیقا عکس باورهای خوشبینانه مدیران ارشد سازمان، که رویایی خوب و درخشانی را پس از تحول دیجیتال، برای سازمان خود به تصویر کشیده بودند. در این حالت، می بینیم که نه تنها مشکلات حل نگردید، بلکه مشکلات نوین دیگری، که من آنها را اخلال گرهای دیجیتال یاد می کنم، در سازمان ایجاد شده است. اما، خبر خوب این است که حکمرانی دیجیتال به عنوان یک شبه پارادایم نوین، می تواند به سازمان ها کمک کند تا ساختارمند، مشکلات را حل نموده و همچنین، سازمان با نظم و اطمینان بیشتری به جلو و در مسیر تحول دیجیتال گام بردارد. در این خصوص خانم لیزا ولچمن (Lisa Welchman) در کتاب خود ، با نام مدیریت هرج و مرج ناشی از طرح ریزی حکمرانی دیجیتال، بر این باور است که ، حکمرانی دیجیتال مقوله ای است برای ایجاد پاسخگویی روشن در خصوص راهبردهای سازمان ، خط مشی ها و استانداردهای دیجیتالی که سازمان بر آن تمرکز دارد، که اگر این چارچوب (منظور چارچوب حکمرانی دیجیتال) به شیوه ای موثر، طراحی و اجرا شود، سبب ساده سازی مسیر توسعه و تحول در سازمان می شود و همچنین به کاهش اختلافات درون سازمانی در مورد مالکیت کسب و کارها ، نقش ها و مسئولیت های پس از اعمال تحول دیجیتال کمک می کند. در غیر این صورت، موجب ایجاد هرج و مرجی در سازمان می شود که بنده در تعبیر دیگری، آن را اخلال دیجیتال نام گذاری کردم.
راهبرد تحول دیجیتال
در تعبیری ساده، راهبرد تحول دیجیتال، عبارت است از آن پایه و اساسی که سازمان را امیدوار ساخته تا با حضور دیجیتالی، چهره جدیدی از خود را به نمایش بگذارد. در خصوص راهبرد دیجیتال، تعاریف مختلفی وجود دارد، اما ترجیح اینجانب، بر این است که به ساده ترین شیوه، آن را بیان کنم، به طور کلی واژه راهبرد، بیانگر دستیابی به اهداف بالادستی ، تاکتیک های دستیابی به اهداف و مجموعه اقداماتی است که برای رسیدن به آن اهداف تلاش می کنیم. از این رو، راهبرد دیجیتال هم نوعی تاکتیک دستیابی به اهداف و خط مشی های حوزه دیجیتالی است که یک سازمان برای آینده خود ترسیم نموده است ( در واقع همان جایگاه سازمان در اکوسیستم دیجیتال ). از آنجایی که محیط ها و اکوسیستم های دیجیتال خیلی سریع تغییر می کنند، یک راهبرد دیجیتال بایستی، مرتباً به روز شود و همچنین، دیدگاه های مختلف ذینفعان درون سازمانی را هم پوشش دهد. امروزه برای تحقق رویکردها و راهبردهای دیجیتال، تیم هدایت گر راهبردهای دیجیتال، ذیل مجموعه Digital Office ایجاد می شود ، آنها مسئول مستقیم تحقق مستمر راهبردها هستند. طبیعی است در مسیر تحول دیجیتال، تیم digital office می تواند اصلاحاتی را در ساختار خود و در دوره های مختلف انجام دهد.
خط مشی های دیجیتال
اساسا خط مشی های یک سازمان، بیانگر چارچوب ها و بنیادهای اساسی آن سازمان است که برای موفقیت راهبردهای آن سازمان ایجاد می شوند. خط مشی های سازمان ها معمولا ثابت و بلندمدت هستند و بعضا اعمال تغییرات در آنها سخت است، اما حسب شرایط خاصی، نظیر مواردی چون: تحول دیجیتال، مدیریت ریسک ها و همچنین در زمان ایجاد و اعمال قوانین جدید و از همه مهم تر تغییر یافتن صورت مساله یا نیاز ها، خط مشی های یک سازمان هم می تواند و باید تغییر یابند. اما بایستی دقت نمود که آنها ( خط مشی ها) را پس از نوشتن، نبایستی کنار گذاشت، چرا که خط مشی ها، بایستی همواره و مرتباً مورد بازبینی قرار گیرند تا از به روز بودن آنها و مطابق بودن آنها با الزامات قانونی ، اجرا و دستیابی به اهداف تعیین شده، اطمینان خاطر حاصل شود. در غیر این صورت، بایستی مجددا آنها در مرحله تدوین و یا اجرا بازبینی نمود و از نو آنها را تنظیم و اجرا نمود. به طور کلی سازمان ها در موارد به شرح زیر نیازمند ایجاد خط مشی هستند:
- سطوح دسترسی به داده ها و اطلاعات سازمانی
- تبلیغات و حمایت های مالی
- حریم خصوصی داده ها
- دامنه های کاری ، ارتباطات سازمانی و اتحادها
- نام و برند تجاری
- امنیت
- رسانه های اجتماعی
- کار و فعالیت های درون و برون سازمانی
اما در حوزه دیجیتال سازمان ها می توانند در خصوص موارد زیر هم خط مشی هایی را ایجاد کنند:
- فناوری های به استخدام گرفته شده
- کانال های ارتباطی نوپدید با مشتریان ، سایر همکاران و شرکای تجاری
- نقش ها و مسئولیت های نوپدید ایجاد شده در اکوسیستم دیجیتال
- سامانه های مورد استفاده
- برنامه های مهاجرت
استانداردهای دیجیتال سازمان
استانداردها ، محافظ کیفیت حضور دیجیتالی سازمان در اکوسیستم نوپدید دیجیتال هستند. استانداردها به موثرتر انجام شدن کارها کمک می کنند و سازمان هایی که استانداردهای دیجیتال و نوپدید را وضع و اجرا می کنند معمولا نسبت به سایر سازمان ها در سطوح بالاتری از نظارت و پاسخگویی قرار دارند. به طور کلی سازمان ها در موارد به شرح زیر نیازمند تدوین استاندارد هستند و اگر این استانداردها را در فضا و اکوسیستم دیجیتال باز تعریف نماییم، می توان گفت که آن سازمان به استانداردهای دیجیتال مجهز شده اند:
- شیوه تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات
- برندینگ و بازاریابی
- تهیه و انتشار محتوا
- پشتیبانی از مشتریان
- بازاریابی دیجیتال
- تجارت الکترونیک
- ارتباطات دیجیتال خصوصا مکاتبات ایمیلی و چندرسانه ای در شبکه های اجتماعی
- ساختار نگهداشت داده ها و اطلاعات
- مدیریت تولید محصولات و خدمات
- مدیریت پروژه
- مدیریت سئو و نگهداری و پشتیبانی سایت ها
- توسعه نرم افزار
معمولا سازمان ها پس از تدوین و اشاعه استانداردهای خود، آنها را در قالب اسناد شرح مسئولیت یا ماتریس های "RACI" انتشار می دهند مواردی که مسئول ، پاسخگو ، فرد مطلع و مشاور را دقیقا مشخص می سازد.
مسئول : چه کسی مسئول انجام مستقیم آن کار است؟
پاسخگو: چه کسی باید اقدامات یا تصمیمات را توضیح دهد؟
مشاوره : چه کسی نیاز به ارائه ورودی یا بازخورد در مورد آنچه که انجام می شود؛ دارد؟
مطلع : چه کسی باید از نتایج و تصمیمات مطلع شود؟
جمع بندی:
پس از تدوین چارچوب حکمرانی دیجیتال سازمان که توسط واحدهای مختلف عملیاتی و مشاوران انجام می شود، برای پیشبرد و توسعه خط مشی ها و استانداردهای مورد نیاز در مسیر تحول دیجیتال ، بایستی همه آن موارد به تأیید رهبر سازمان که معمولا و در ابتدای مسیر نقش هدایتگر دیجیتال سازمان را به عهده دارد؛ برسد. تحقق حکمرانی دیجیتال سبب می شود که خط مشی های دیجیتال سازمان به صورت هدفمند و ساختاریافته در مسیر تحول دیجیتال به اجرا درآیند و سازمان بتواند با وضع استانداردهای نوپدید دیجیتال، کارهای جدید را به شکل مستمر و موثرتری انجام دهد. از این رو و در جمع بندی دوباره رجوع می کنیم به بیان خانم لیزا ولچمن که بیان داشت، اگر این چارچوب (منظور چارچوب حکمرانی دیجیتال) به شیوه ای موثر، طراحی و اجرا شود، سبب ساده سازی مسیر توسعه و تحول دیجیتال در سازمان می شود و همچنین به کاهش اختلافات درون سازمانی در مورد مالکیت کسب و کارها ، نقش ها و مسئولیت های پس از اعمال تحول دیجیتال کمک می کند. در غیر این صورت، موجب ایجاد هرج و مرجی در سازمان می شود که بنده در تعبیر دیگری قبل تر آن را اخلال دیجیتال نام گذاری کردم.
ترجمه و تالیف برگرفته از مطالب آقای tom jelen منتشر شده در وب سایت delcor
دیدگاه خود را بنویسید